Politica de confidentialitate


Stimați cetateni! 

 Vă informăm că, începând cu data de 25 mai 2018, au intrat în vigoare și vor fi aplicabile noile prevederi ale Regulamentului General privind Protecția Datelor (UE) 2016/679 (prescurtat GDPR). Acest regulament vă privește și pe dumneavoastră, deoarece aduce modificări majore privind protecția datelor cu caracter personal, atât pentru clienți cât și pentru operatori, și totodată vă oferă mai multe drepturi în acest domeniu.

Luând în considerare următoarele:

· Cerințele Regulamentului nr. 679/2016/ GDPR;
· Cerințele de reglementare și obligațiile de asigurare a confidențialității informațiilor și datelor cu care operăm,

Vă prezentam în continuare elemente despre sistemul nostru de management al securității datelor cu caracter personal: ce fel de datele cu caracter personal prelucrăm, modul în care sunt utilizate și de către cine, unde sunt distribuite aceste date, temeiul prelucrării, durata păstrării, drepturile persoanelor vizate, politici de securitate si alte cerințe.

Primaria Comunei Ulmeni actualizeaza periodic principiile și măsurile tehnice și organizatorice aplicabile securitatii datelor cu caracter personal, aceste principii conținând angajamentul nostru de a proteja confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor contribuabililor și partenerilor noștri, online și offline.

Confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor dvs. personale sunt factori importanți de care ținem seama în cadrul relațiilor cu toate părțile interesate. Ne angajăm să fim transparenți și deschiși.

Politica privind securitatea datelor cu caracter personal a Primaria Comunei Ulmeni explică modul în care primim datele cu caracter personal ce vizează persoana dumneavoastră și cum le gestionăm din momentul în care le deținem.

Cine suntem

Primăria Comunei Ulmeni, cu sediul în comuna Ulmeni, strada Oltenitei, nr. 310, județul Călărași, îsi asumă angajamentul de a proteja datele cu caracter personal ale persoanelor vizate și de a se conforma prevederilor legale care reglementează protecția acestora.

Ce categorii de date cu caracter personal colectăm?

Prelucrăm doar datele necesare pentru a furniza servicii pentru contribuabili/cetățeni/petenți și activități suport specifice administrației publice.

În funcție de compartimentul căruia se adresează persoana vizată, colectăm următoarele categorii de date cu caracter personal ale persoanele vizate din exteriorul instituției:

· nume și prenume, adresa, CNP, serie și număr de buletin, date fiscale și date bunuri imobile, numărul de telefon mobil, adresa de e-mail, angajatori, date privind studiile și profesia, date privind infracțiuni, condamnări penale, cazier, originea etnică, date de sănătate ale contribuabililor;
· în cadrul partenerilor cu care avem colaborări pentru furnizarea de produse și servicii, colectăm date cu caracter personal ale reprezentanților legali sau delegați, funcția deținută, telefon mobil, adresa de email.

Cum obținem datele cu caracter personal despre dvs.?

"Date cu caracter personal" înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (persoana vizată); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, propriei sale identităţi fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Orice date care nu se încadrează în această definiție constituie „date fără caracter personal”.

Primaria Comunei Ulmeni procesează datele cu caracter personal ale contribuabililor, ale partenerilor comerciali, ale vizitatorilor sediului, ale persoanelor care acceseaza website-ul nostru sau comunică cu noi pe diverse canale de comunicare (email, fax, poștă, întâlniri, participare la evenimente etc.), angajați și colaboratori, alte persoane fizice.

În cazul persoanelor enumerate mai sus, Primaria Comunei Ulmeni prelucrează datele cu caracter personal astfel:

- obținem date cu caracter personal în mod direct de la contribuabili / persoane fizice în diferite moduri, incluzând următoarele modalități: contact direct în cadrul întâlnirilor de la sediul instituției, telefonic, primirea de date pe email/fax, trimiterea de cereri și completarea unor documente necesare furnizării serviciilor admnistrației publice locale, completarea unor formulare online, vizitarea sediului sau trimiterea de CV-uri pentru angajarea pe posturile vacante din cadrul institutiei;
- putem obține date cu caracter personal și indirect, din alte surse: prin dezvăluiri făcute de alte instituții (transfer de date) dezvăluiri efectuate în interesul dumneavoastră sau interes legitim, prin interogarea bazelor de date nationale unde avem acces reglementat legislativ, dezvaluiri ale altei persoane vizate dumneavoastra fiind initial parte terta, devenind prin prelucrare parte vizata. Aceste categorii de informatii pot cuprinde numele si datele de identifciare ale dumneavoastra, adresa de e-mail, alte informatii aditionale despre dumneavoastra.

Temeiul legitim al prelucrării datelor cu caracter personal

Ne întemeiem prelucrările de date cu caracter personal pe următoarele temeiuri legitime:

- prelucrările sunt necesare în vederea îndeplinirii unor obligaţii legale care ne revin, servesc interesului legitim și/sau servesc interesului public, sunt necesare pentru executarea unui contract (în interesul persoanei vizate);
- consimțământ: atunci cand prelucrarea nu are la bază o obligație legală sau nu decurge din îndeplinirea obligațiilor legate de funizarea serviciilor noastre, numai în baza consimțământului persoanei vizate;
- Prin completarea formularelor, solicitanții își dau acordul cu privire la colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal de către Primaria Comunei Ulmeni.

În ce scop procesăm datele personale?

Prelucrare înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea.

Primaria Comunei Ulmeni procesează date cu caracter personal pentru sprijinirea procesului de furnizare a serviciilor publice și derularea relațiilor comerciale cu toți partenerii nostri.

În continuare sunt enumerate cateva situații:

· procesarea datelor pentru furnizarea serviciilor publice;
· colectarea datelor prin intermediul formularului de contact, prin e-mail, telefon și/sau fax referitoare la furnizarea serviciilor publice;
· executarea unei operațiuni de plată; gestiune economico-financiară și administrativă;
· soluționare petiții / sesizări; prelucrarea oricăror alte solicitari primite direct sau online, inclusiv formularea răspunsurilor la solicitări;
· încheierea și executarea de contracte (spre exemplu: pentru încheierea unui contract de achziție);
· administrarea și întreținerea website-ului;
· activități de recrutare și selecție de candidați calificați, capabili să ocupe posturile vacante din cadrul institutiei;
· promovarea unor acțiuni și evenimente;
· evidența populației și stare civilă; constatarea și sancționarea contravențiilor; prevenirea și combaterea infracționalității stradale; protecția și securitatea persoanelor și a bunurilor; protecție și asistență socială; servicii de consiliere legală și reprezentare în justiție; tranzacții spații comerciale; gestionarea declarațiilor de avere și de interese;
· pentru analize interne destinate îmbunătățirii serviciilor publice;
· îndeplinirea altor obligații legale specifice domeniului de activitate;
· prelucrări statistice la nivel național; prelucrări în scop de cercetare științifică;
· arhivare

Către cine și când poate transfera Primaria Comunei Ulmeni datele personale?

Transferam date cu caracter personal atunci când cerințele de reglementare ne impun acest lucru; ne conformăm cerințelor legale ori de câte ori primim cereri legate de dvs. de la autorități sau în cazul unui proces.

Atunci când primim astfel de cereri, transmitem datele personale numai dacă suntem convinși, cu bună credință, că legea ne cere să o facem. Nimic din această informare nu vizează limitarea mijloacelor legale de apărare sau obiecțiile pe care le-ați putea avea față de solicitarea unui terț de a divulga informațiile dvs.

Transferăm date cu caracter personal atunci când credem că este necesar a face aceasta pentru a împiedica prejudicierea dvs. sau a altor persoane.

Vom partaja cu dvs. informații în această manieră numai dacă apreciem în mod rezonabil, cu bună credință, că este necesar pentru protejarea drepturilor, proprietății și securității dvs. sau ale altor parteneri.

Putem să comunicăm date cu caracter personal unor terțe părți în scopul îmbunătățirii calității serviciilor publice pe care le oferim. Acesti terți au, la randul lor, obligații similare cu ale Primariei Comunei Ulmeni în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal.

Unii dintre acestia sunt terțe părți care nu intenționează să prelucreze datele, însă pot avea acces la acestea în îndeplinirea sarcinilor sau în interacțiunile lor cu noi, cum ar fi societăți care asigură intreținere tehnică, auditori financiari, juridici sau privind sistemul de management al calității, organisme de certificare, autorități ale statului.

În timpul navigării dvs pe site-ul web și în scopuri referitoare la utilizarea cookie-urilor, putem transmite datele cu caracter personal catre furnizori de servicii de analiza si de motoare de căutare pentru ca aceștia sa furnizeze servicii de intreținere a site-ului nostru web.

Transferarea datelor cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE)

Nu transferăm date în afara SEE.

Putem transfera date cu caracter personal în SEE sau în afara SEE în situația în care unii dintre partenerii Primariei Comunei Ulmeni au sediul sau își desfășoara activitatea în afara SEE.

Efectuăm transferuri de date în afara SEE numai dacă sunt oferite suficiente garanții privind securitatea datelor. În situația in care in urma analizarii riscurilor consideram ca prelucrarea este afectata de riscuri mari vom informa ANSPDCP privind gasirea unei solutii.

Drepturile persoanei vizate

În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi:

· dreptul de a solicita un raport privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale dvs. aflate în posesia Primariei Comunei Ulmeni;
· de a va retrage consimțământul cu privire la prelucrare, atunci când prelucrarea are la baza consimțamântul, fără însă a afecta legalitatea activităților de prelucrare realizate pana în momentul respectiv;
. dreptul la portabilitatea datelor, daca prelucrarea are la bază consimțământul, un contract sau mijloace automate de luare a deciziilor, dreptul de a solicita Primaria Comunei Ulmeni să furnizeze datele cu caracter personal obținute direct de la persoana vizată și, dacă este posibil, să transmită acele date direct altui operator;
· dreptul de a solicita Primariei Comunei Ulmeni să rectifice orice date cu caracter personal inexacte sau care nu mai sunt de actualitate;
· dreptul de a solicita ca datele cu caracter personal să fie șterse în momentul în care nu mai sunt necesare / dreptul de a fi uitat;
· în cazul unui litigiu cu privire la corectitudinea prelucrării datelor cu caracter personal, dreptul de restricționare a prelucrării până la clarificarea sau finalizarea litigiului;
· daca prelucrarea se bazează pe interese legitime, dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor cu caracter personal (acolo unde se aplică).

Drepturile de mai sus pot fi exercitate in orice moment.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți adresa o solicitare în scris, datată și semnată sau în format electronic la urmatoarea adresa:

Primaria Comunei Ulmeni, strada Oltenitei, nr. 310, E-mail: primaria_ulmeni@yahoo.com și protectiadatelor@yahoo.com pentru a va informa privind măsurile de securitate implementate.
Responsabil cu Protecția Datelor cu Caracter Personal: Gigi Giurcan, Invest Gama Consulting, telefon 0721213118.

Vă este recunoscut dreptul de a va adresa Autorității Naționale pentru Protectia Datelor cu Caracter Personal sau justitiei pentru apărarea oricăror drepturi garantate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal care v-au fost încălcate.

Autoritatea Naționala de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la adresa b-dul G-ral. Gheorghe Magheru, nr. 28-30, sector 1, Bucuresti, Romania sau prin e-mail la anspdcp@dataprotection.ro.

Perioada de păstrare a datele cu caracter personal

Vom stoca datele cu caracter personal necesare furnizării serviciilor publice conform obiectului de activitate, pentru a păstra legătura cu persoanele vizate și pentru a ne conforma obligațiilor legale aplicabile.

Vom stoca datele dumneavoastră cu caracter personal doar pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare expuse mai sus, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare și a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.

Dacă Primaria Comunei Ulmeni va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastra cu caracter personal și în alte scopuri, veți fi informați în mod corespunzător în acest sens.

Estimăm că activitățile de prelucrare prenotate mai sus vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pe urmatoarele perioade:

Scopul prelucrării / Durata păstrarii datelor:

· procesarea datelor pentru furnizarea serviciilor publice / conform reglementărilor legale aplicabile prelucrării respective;
· colectarea datelor prin intermediul formularului de contact, prin e-mail, telefon și/sau fax referitoare la furnizarea serviciilor publice / pe durata în care contribuabilul este arondat Primariei Comunei Ulmeni;
· executarea unei operațiuni de plata;
· prelucrarea oricăror alte solicitari primite online, inclusiv formularea de răspunsuri la solicitări / 1 an de la tratarea solicitării;
· încheierea și executarea de contracte (spre exemplu: pentru încheierea unui contract de achizitie) / 1 an de la încetare efectelor contractului;
· activități de recrutarea și selectie de candidati calificați, capabili să ocupe posturile vacante din cadrul instituției / în cazul candidaților neselecționați până la retragerea consimțământului de prelucrare;
· promovarea unor acțiuni și evenimente și a mesajelor de marketing / 1 an de la finalizarea evenimentului.

De asemenea, nu păstrăm datele dvs. personale mai mult decât este necesar, astfel că le păstrăm numai o perioadă suficient de lungă pentru a îndeplini scopul în care le-am colectat conform prevederilor legale aplicabile. De îndată ce nu mai avem nevoie de ele, inițiem acțiuni de distrugere a acestora, cu excepția cazului în care legislația ne impune să le păstrăm o perioadă mai lungă de timp.

Odată ce perioada de prelucrare indicata mai sus expira, iar Primaria Comunei Ulmeni nu mai are motive legale sau legitime de a prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal, se vor aplica măsuri care vizează ștergerea, anonimizarea, arhivarea, distrugerea în conformitate cu procedurile legale aplicabile și cerințele de protejare a intereselor persoanelor vizate.

Ce măsuri de securitate utilizează Primaria Comunei Ulmeni pentru protejarea datele dvs. personale?

Ne angajăm să protejăm datele cu caracter personal de îndată ce suntem în posesia lor prin implementarea de măsuri tehnice și organizatorice de securitate. În ciuda eforturilor noastre, în cazul în care vom identifica o breșă de securitate, vom lua masurile corective adecvate.

Pentru protejarea datelor cu caracter personal, Primaria Comunei Ulmeni utilizează măsuri de pseudonomizare și tehnologii de criptare.

Chiar dacă utilizam aceste tehnologii și alte măsuri de securitate pentru a proteja informațiile confidențiale și a oferi securitatea corespunzatoare, nu garantăm ca informația este securizată 100% sau că anumite comunicări care vizează datele cu caracter personal nu vor fi intârziate, întrerupte, interceptate sau nu vor prezenta erori. Prelucarea și transmiterea de date cu caracter personal este un proces ce poate fi afectat de riscuri de securitate.

Primaria Comunei Ulmeni utilizează procedurile de securitate și garanțiile pe care le consideră adecvate pentru protejarea datelor personale ale persoanelor vizate, contribuabili sau alte persoane care le furnizează instituției. Scopul nostru este de a preveni accesul neautorizat, de a menține acuratețea datelor, de a asigura utilizarea adecvată a datelor și de a proteja datele împotriva pierderii confidențilității, stergerii, utilizării greșite sau modificării informațiilor aflate sub controlul Primariei Comunei Ulmeni.

Ce se întâmplă în cazul în care actualizăm prezenta politică privind protecția datelor personale?

S-ar putea să fie nevoie să actualizăm această politică. Actualizările vor fi publicate pe site-ul institutiei. Dacă modificările sunt substanțiale, vom anunța actualizarea si prin canalele de comunicare obișnuite.

Continuarea utilizării de către dvs. a serviciilor publice oferite de Primaria Comunei Ulmeni după data intrării în vigoare a acestor actualizari constituie acceptarea de către dvs. a acestor modificări.